안녕하세요 다점포왕 김규열 대표입니다.

대표님들이 직원 교육을 어떻게 하면 효율적으로 할 수 있을까 고민 많이 하시죠? 특히 알바생이 자주 바뀌거나 신규 직원이 자주 들어올 때마다, 매번 처음부터 끝까지 똑같은 말을 반복해야 하는 상황, 정말 지치고 비효율적입니다.

그래서 제가 제안드리는 게 바로 ‘체크리스트’입니다. 오해하지 마세요. 체크리스트는 일을 더 시키는 게 아니라, 이미 하고 있는 일을 문서화해서 누구나 따라할 수 있도록 만드는 것입니다.

오늘 창톡뉴스에서는 체크리스트의 필요성과 활용 방법에 대해 말씀드리겠습니다.

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바쁜 매장에서 생긴 통찰 '체크리스트'

10년 전, 제 매장이 너무 바빴던 시절이 있었습니다. 직원이 자꾸 바뀌고, 새로 들어온 알바생은 뭘 어떻게 해야 할지 몰라서 늘 물어보고 또 물어보고... 그걸 매번 설명하느라 시간과 에너지가 너무 많이 들었죠.

그래서 생각한 게, "그냥 내가 지금 하고 있는 일을 시간 순서대로 적어보자. 그리고 그걸 보여주자." 해서 만든 게 바로 체크리스트입니다. 출근해서 매장 오픈 준비부터 마감까지, 시간대별로, 우선순위별로 ‘무엇을 해야 하는가’만 적어둔 종이 한 장.

이걸 보여주면 직원은 다음 날부터 “이 시간엔 이거, 저 시간엔 저거” 하면서 거의 혼자서 일하게 됩니다. 교육 기간이 줄어들고, 실수가 줄어들고, 스트레스가 확 줄어들어요.

세계 최고 병원의 해법도 결국 체크리스트였다

이 얘기를 들으면 "식당은 그렇다 쳐도, 병원 같은 데는 사람 목숨이 걸린 곳인데 그럴 수 있을까?" 생각하실 수 있는데요, 실제 사례가 있습니다.

존스홉킨스 대학병원, 세계 최고 암치료 병원입니다. 전 세계에서 제일 똑똑한 의사들이 모여 있는 곳인데요, 그곳에서 400명 중 1명꼴로 수술 중 실수가 발생했고, 심지어 그중 56명은 사망했습니다. 바늘을 몸속에 두고 꿰매는 경우도 있었고요.

병원은 난리가 났죠. 의사들을 교육시키고, 문제 의사를 징계하고, 캠페인도 하고, 다 했는데도 똑같은 실수는 계속 반복됐습니다. 왜일까요? 사람은 똑똑하다고 실수를 안 하는 존재가 아니라는 겁니다.

결국 병원이 내린 조치는 의사들을 바꾸는 게 아니라, 수술 절차 자체에 ‘체크리스트’를 도입한 것이었습니다. 마취 전에, 수술 전에, 수술 후, 환자 퇴원 전까지 확인할 사항을 정리한 ‘안전 수술 체크리스트’ 하나.

그 결과, 합병증 발생률이 36% 감소, 사망률은 절반 가까이 감소했습니다. 단지 종이 한 장으로요.

매장 체크리스트는 이렇게 만들고 활용하세요

우리 매장도 똑같습니다. 오픈부터 미들, 마감까지. 이미 하고 있는 일을 누구나 쉽게 볼 수 있도록 정리하는 겁니다. 그리고 출력해서 코팅해서, 직원 동선상 가장 자주 지나가는 곳—예: 카운터, 에어컨 옆, 기둥 등에 붙여놓는 거예요.

오픈 체크리스트 : 출근 5분 전부터 손님 맞이까지 필요한 행동들 (POS 기기 켜기, 냉방기 작동, 매장 음악 플레이, 리뷰 확인 등)

미들 체크리스트 : 점심 피크타임 이후 저녁 준비까지 해야 할 일들 (물 리필, 반찬 세팅, 재료 손질 등)

마감 체크리스트 : 저녁 피크 이후 다음 날 오픈 준비까지 (청소, 재고 확인, 영업일지 정리 등)

각 단계마다 체크한 후 사진을 찍어 공유합니다. 저는 ‘잔디’라는 업무 협업 툴을 사용해서 팀원들과 실시간으로 공유하고 있어요.

실수를 방지하고, 직원의 자율성과 책임감을 끌어올리는 도구

체크리스트는 단순히 일을 적어놓은 게 아니라, 실수를 막는 환경 설계입니다. 중요한 건 사람을 혼내지 않아도 된다는 점입니다.

누구나 실수할 수 있지만, 한 번 한 실수는 다시 반복하지 않도록 시스템으로 막아야 합니다. 이게 바로 체크리스트의 역할이죠.

또 하나 중요한 건, 체크리스트는 한 번 만들고 끝이 아닙니다. 현장의 피드백을 계속 반영해서 개선해야 합니다. 직원이 새로운 실수를 했을 때, “이걸 어떻게 하면 안 하게 할까?” 하고 고민해서 다시 추가하고 수정해야 합니다. 이게 습관이 되면, 직원도 점점 문제 해결 능력을 갖춘 매니저로 성장하게 됩니다.

점장의 기준으로 시작하면, 상향평준화가 시작된다

처음 체크리스트를 만들 때는, 점장이 하는 업무 기준으로 작성하세요. 가장 일 잘하는 사람의 기준으로 업무 패턴을 만들면, 누구든지 점장의 수준으로 일할 수 있는 환경이 만들어집니다.

처음 온 알바생도 점장의 루틴대로 시작하게 되니, 업무 역량이 빠르게 향상됩니다. 결국 모든 직원이 상향평준화되기 시작하죠.

결론: 관리가 아니라 설계다

우리가 원하는 건 직원이 다음 날 왜 실수했는가, 왜 까먹었는가를 묻는 게 아니라, 실수 자체가 발생하지 않는 구조입니다.

결국 핵심은 관리가 아니라 환경 설계입니다. 체크리스트는 그 시작입니다. 문서 하나로 직원은 자율적으로 일하고, 사장은 잔소리하지 않아도 되는 구조. 이게 바로 사장님 스트레스를 줄이고, 직원이 책임감 있게 일하는 매장의 비밀입니다.

[김규열 고수의 체크리스트 무료 나눔 링크]

매장 운영 자동화를 위한 120가지 체크리스트 - 창톡

본 콘텐츠는 다점포왕 김규열 대표의 영상을 창톡이 요약해서 재구성한 것입니다. 김규열 고수의 보다 자세한 노하우가 궁금한 분들은 유튜브 영상을 참고하시거나 1:1 멘토링을 이용하시기 바랍니다.